Как настроить автоответ, функцию автоматического ответа в Outlook

В почтовой системе Exchange можно включить переадресацию (forwarding). В этом случае почта, направленная userA, пойдет userB (или обоим, в зависимости от настроек).

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.

Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».

  • Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.

Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.

После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

  1. Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.
  2. Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.
  3. Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:
Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Добрый день!

В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

Телефон: +7 123 456-78-90

Почта: [email protected]

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

  • Приветствую!
  • До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.
  • Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

  1. Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».
Читайте также:  Причины отключения Интернета в Виндовс 10.

В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу  отправлялись в бухгалтерию.

  • После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.
  • На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.
Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016

  1. Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.
  2. Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.
  3. Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».
  4. Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.
  5. Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».

Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.

Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:

  • Приветствую!
  • До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.
  • По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.
  • Почта: [email protected]
  • Сайт: 
  • Телефон: +7 (123) 456-78-90

При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.

Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.

Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика [email protected] с темой СРОЧНО на адрес [email protected]

  1. После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.
  2. Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».

Видео создания автоответов в Outlook

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Ниже я предлагаю посмотреть несколько видео инструкций по созданию автоответов в Outlook. Если у вас остались какие-либо вопросы обязательно задавайте их в х.

Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе

Когда вы авторизовались и не использовали аккаунт Exchange, вы можете использовать следующие методы для создания автоматического ответа.

Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе
Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе

Версия 2О16-2О1О. Способ 1

Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе
Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе
  1. Открываем в меню вкладку «Файл».

    Переходим во вкладку «Файл»

  2. Выбираем раздел «Сведения».

    Выбираем раздел «Сведения»

  3. Из предложенных функций выбираем «Автоответы».

    Выбираем функции «Автоответы»

  4. Включаем функцию, при этом отметив такой параметр, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

    Отмечаем галочкой параметр «Отправлять автоответ об отсутствии»

  5. Еще вы сможете установить временной промежуток, когда опция автоматического ответа должна работать, а можете убрать галочку возле варианта «Совершать отправку лишь в течение последующего периода» и удалить все временные рамки.

    Ставим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля

  6. Когда вы готовите уведомление для коллег, выбираем пункт «В пределах организации», а для остальных – «За пределами организации (Вкл)». Далее вводим текстовое сообщение для автоматического ответа. Все готово! Выбираем вкладку «В пределах организации», вводим текст сообщения

    Выбираем вкладку «За пределами организации (Вкл.)» вводим текстовые сообщения, нажимаем «Готово»

Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе
Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе

Версия 2О16-2О1О. Способ 2

Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе
Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе
  1. Открываем раздел «Файл», и кликаем на автоответ. Переходим во вкладку «Файл»

    Выбираем функции «Автоответы»

  2. В появившемся окне щелкаем по опции «Отравляем автоответы». Если нужно, можете установить определенный интервал времени. Далее кликаем на «Правила».

    Выбираем функцию «Отравляем автоответы», назначаем интервал, нажимаем на кнопку «Правила»

  3. На экране появится окно с названием «Правила автоответа», кликаем на «Добавить».

    Нажимаем на «Добавить»

  4. Затем необходимо проставить галочки напротив таких пунктов, как «Отправленные лично мне» и «Переслать». В поле «Кому» выбираем адресата.

    Ставим галочки на пункты «Отправлять мне лично», далее «Переслать», в поле «Кому» выбираем адресат

  5. После проделанных манипуляций и нажатия на подтверждающую кнопку «ОК» у вас будет извещение о том, что вы не подключили автоответ.
  6. Кликните по кнопке «Да», и тогда «Заместитель» будет функционировать без подключенного автоответа.

    Нажимаем «Да»

Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе
Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе

Версия 2ОО7

Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе
Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе
  1. Открываем раздел «Сервис» в меню.

    Открываем раздел «Сервис» в меню

  2. Находим пункт «Заместитель» и щелкаем по нему.

    Щелкаем по пункту «Заместитель»

  3. Включаем функцию, при этом отметив такой параметр, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

    Отмечаем галочкой параметр «Отправлять автоответ об отсутствии»

  4. Вы также сможете установить временной промежуток, когда опция автоматического ответа должна работать, а можете убрать галочку возле варианта «Совершать отправку лишь в течение последующего периода» и убрать все временные рамки.

    Ставим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля

  5. Когда вы готовите уведомление для коллег, выбираем раздел «В пределах организации», а для остальных – «За пределами организации (Вкл)».

    Выбираем вкладку «В пределах организации», вводим текст сообщения

  6. Пишем текстовое сообщение для автоматической отправки.

    Выбираем вкладку «За пределами организации (Вкл.)» вводим текстовые сообщения, нажимаем «Готово»

Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе
Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе

Добавление пункта «Автоответы»

В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:

Добавление пункта «Автоответы»
  1. Открыть «Файл»
  2. Перейти в «Параметры».
  3. Выбрать «Настроить ленту».
  4. В удобном месте «Создать группу» и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
  5. Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.

Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.

Добавление пункта «Автоответы»

Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила».

Без учётной записи Exchange

Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.

Включение

Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:

  1. Открываем окно программы.
  2. Выбираем «Новое сообщение».
  3. Делаем обычное сообщение без указания адресата.
  4. Нажимаем «Сохранить как» и указываем шаблон Outlook.

Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:

  1. На вкладке «Главная» выбрать пункт «Правила».
  2. Нажать «Создать правило».
  3. Перейти в раздел «Дополнительно».
  4. Указать в первом этапе «Адресованные мне» и клацнуть «Далее».
  5. О.
  6. Нажать на «указанный шаблон» и выбрать созданный ранее документ.
  7. Задать необходимые исключения. Обязательно нужно о, чтобы роботы не устроили бесконечную переписку.
  8. Нажимаем «Готово».

Отключение

Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:

  1. Открываем «Правила».
  2. Выбираем «Управление правилами и оповещениями».
  3. Находим ненужное правило и снимаем галочку.

Добавление пункта «Автоответы»

В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:

  1. Открыть «Файл»
  2. Перейти в «Параметры».
  3. Выбрать «Настроить ленту».
  4. В удобном месте «Создать группу» и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
  5. Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.

Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.

Добавление пункта «Автоответы»

Как пользоваться почтой rambler – регистрация, вход и настройка

Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила».