Автоматизация работы с Outlook с помощью дополнений

Совсем короткий пост о том, как вернуть к жизни зависший Outlook 2010. Зачем об этом писать? Да, как оказалось, самостоятельно выйти из ступора эта поделка Microsoft бывает не в состоянии.

Outlook зависает при запуске — решение!

Выглядит это так:

Нажимаем на кнопку «ОК» и смотрим на результат. Если программа успешно загружается и не виснет при запуске, то значит дело в используемых дополнительных модулях. Пробуем их отключить. Для этого открывает Параметры и выбираем раздел «Надстройки»:

Здесь будут отображены все подключенные модули — как активные, так и не активные. В самом низу окна будет строка «Управление». В списке надо выбрать вариант «Надстройки COM» и нажать на кнопку «Перейти». Откроется вот такое окно:

Деактивируем все модули и нажимаем кнопку ОК. После этого запускаем Microsoft Outlook в обычном режиме. Если программа не виснет при загрузке — по очереди включаем расширение и смотрим на какой из надстроек Аутлук будет зависать.

Похожие записи:

  1. Гидрораспределитель камаз 55111 подъема кузова схема
  2. Стекло заднее правое гранта
  3. Размер подшипника задней ступицы приора
  4. Размер колесного диска ваз 2109
  5. Падают обороты на нейтралке

Ускоренная подготовка корреспонденции

При написании новых писем и ответов на полученные сообщения немало времени занимает ввод часто повторяющихся фраз: приветствий, подписей и т.д. Разумеется, в Outlook предусмотрены возможности использования автоподписи и шаблонов, но автоподписей может быть только две (одна для новых сообщений, другая для ответов на письма), а в качестве шаблона можно применять только ранее сохраненные в формах письма, что не очень удобно.

Гораздо эффективнее подготовить шаблоны и подписи средствами плагинов Potolook, Quick Templates либо Live Signatures. С помощью первых двух несложно создать нужный набор шаблонов — как минимум, разные шаблоны для деловой и личной переписки, а плагин Live Signatures расширит возможности применения автоподписей. После этого при написании писем уже не придется вручную вводить приветствие и подпись, вставлять иные часто употребляемые фразы и прочее, а значит, удастся избежать лишних хлопот.

Рис. 1. Запоминание фрагмента сообщения в качестве шаблона в Quick Templates

Рис. 2. Редактирование шаблона в Quick Templates

Рис. 3. Изменение параметров встроенного стандартного шаблона в Potolook

Рис. 4. Корректировка шаблона в редакторе шаблонов Potolook

Рис. 5. Настройка автоподписи в Live Signatures

Рис. 6. Настройка автоматического выбора учетной записи в Message AutoFill

Теоретически настроить автоматический выбор нужной учетной записи в зависимости от папки можно и с помощью плагина Potolook. Однако в нем это реализуется путем создания для рабочей и домашней папок разных шаблонов с последующей корректировкой в них в секции Инициализация имени учетной записи (строка Account), что не совсем очевидно.

Шаг Открыто ли диалоговое окно?

Для выполнения некоторых действий в Outlook запрашивается подтверждение. Например, Outlook запрашивает подтверждение, если пользователь впервые пытается закрыть все напоминания в списке. Если в этом диалоговом окне ничего не выбрать, Outlook не позволит выполнить какие-либо другие действия. Проверьте наличие открытых диалоговых окон. Нажмите клавиши ALT+TAB для переключения между окнами и поиска диалоговых окон, из-за которых может не отвечать Outlook.

Если вы не нашли открытое диалоговое окно, перейдите к следующему шагу.

Представление беседы

В представлении беседы отображаются цепочки сообщений электронной почты в папке Microsoft Outlook. Чтобы открыть представление беседы в Outlook 2010, выберите Вид установите флажок Показывать как беседы.

В следующей таблице перечислены параметры представления беседы, которые можно настроить в групповой политике и с помощью центра развертывания Office. В групповой политике эти параметры размещены в разделе Конфигурация пользователя\Административные шаблоны\Microsoft Outlook 2010\Параметры Outlook\Параметры\Параметры электронной почты. Параметры центра развертывания Office можно найти в соответствующих местах на странице Изменение параметров пользователя центра развертывания Office.

Параметр

Описание

Настройка режима содержимого разных папок в представлении беседы

Включение и выбор контента папок электронной почты для включения в представление беседы.

Включен: все файлы данных Отображаются сообщения электронной почты из всех подключенных файлов данных Outlook независимо от того, кэшируются они на локальном компьютере или доступны в Интернете.

Выключен В представлении беседы отображаются только сообщения электронной почты из текущей папки (например, "Входящие").

Включен: текущий файл данных В представлении беседы отображаются только сообщения электронной почты из просматриваемого в текущий момент файла данных Outlook.

Включен: локальные файлы данных Отображаются только сообщения электронной почты из просматриваемого в текущий момент файла данных Outlook и любых других локальных файлов данных Outlook (например, файлы персональных данных с расширением PST).

Запретить использование представления сообщений по беседам

Существует известная проблема с пояснительным текстом для этого параметра, которая будет исправлена в более позднем выпуске административных шаблонов.

Читайте также:  Iusb3xhc sys синий экран 0x0000007e windows 7

Если этот параметр не настроен, в представлениях Outlook 2010 по умолчанию отображается представление даты. Включите этот параметр, чтобы запретить использование представления беседы пользователями Outlook 2010. Отключите этот параметр, чтобы включить представление беседы в качестве представления Outlook 2010 по умолчанию.

Первый запуск

Запуск Outlook можно осуществлять как из главного меню Windows, так и посредством ярлыка Outlook на рабочем столе.

Пример 1.2. Запуск Outlook 2002

Пуск > Программы > Microsoft Outlook или {На рабочем столе Windows} Microsoft Outlook

При первом запуске Outlook автоматически запускается Мастер начальной настройки. С его помощью можно выбрать конфигурацию Outlook и настроить работу с почтой.

На первом шаге мастер предлагает импортировать данные из уже установленных почтовых программ (например, Outlook Express). Если вы хотите сделать это, то выберите соответствующие программы, если нет — включите переключатель Пропустить (Skip).

Следующий шаг мастера призван создать учетные записи электронной почты. Создание учетных записей будет рассматриваться в главе 9 «Электронная почта», сейчас же выберите переключатель Нет (Non) и нажмите кнопку Готово (Finish), прекратив работу мастера настройки. Последним действием мастера будет выдача предупреждения для подтверждения вашего решения прекратить процедуру настройки Outlook.

После загрузки Outlook помощник выдаст предупреждение о том, что Outlook не является приложением по умолчанию для программ Почта (E-mail), и предложит зарегистрировать Outlook приложением по умолчанию. Смело отвечайте Да (Yes).

Рис. 1.3.

Итак, Outlook 2002 настроен и готов к работе. На рис. 1.4 показано главное окно приложения с раскрытым представлением Outlook сегодня (Outlook Today).

Рис. 1.4.

Выход из приложения осуществляется стандартными способами Windows.

Пример 1.3. Выход из приложения

{Крестик в верхнем правом углу} или

Ежедневно программу офисного пакета Microsoft Outlook запускают многие пользователи, но лишь единицы из них активно используют весь её функционал. Большинство, как правило, пользуется отдельными её компонентами. Microsoft Outlook – для кого-то это супер-планировщик задач на все случаи жизни, для кого-то это удобный календарь, для кого-то функциональная база деловых контактов. Но всё же большая часть пользовательской аудитории использует эту программу в качестве почтового десктопного клиента.

Настройка автоматического ответа Outlook и Outlook 2016

Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.

Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.

Настройка автоматического ответа Outlook и Outlook 2016

Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».

Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.

Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».

Настройка автоматического ответа Outlook и Outlook 2016

Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.

Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.

Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:

Настройка автоматического ответа Outlook и Outlook 2016

Приветствую!

До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.

По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.

Почта: [email protected]

Сайт: 

Телефон: +7 (123) 456-78-90

При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.

Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.

Настройка автоматического ответа Outlook и Outlook 2016

Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.

Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика [email protected] с темой СРОЧНО на адрес [email protected]

После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.

Настройка автоматического ответа Outlook и Outlook 2016

Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».

Первый запуск. Создание файла данных

При первом запуске почтовика откроется начальная настройка, здесь нужно нажать на кнопку «Далее».

В следующем диалоге из двух радиокнопок выбираю нет. Мне нужно, чтобы со всех учёток письма шли в одну папку входящие, а Outlook создаёт для каждой учётной записи отдельные файлы данных, в которых хранятся папки. Перед добавлением нужно создать файл данных, который можно будет использовать для всех учётных записей. При запуске без учётки именно это почтовик и делает, но так как создаёт он в папке «Файлы Outlook» в документах, что мне не очень нравится, нужно сделать так, как это было в Outlook 2007, т. Е. перенести файл данных в папку по пути:

указать новое расположение, и сделать файлом данных по умолчанию, а затем удалить первый из Outlook, а потом и папку из документов. Можно, конечно, и после добавления всех записей создать файл, указать, чтобы почта собиралась в одну папку входящие, но я предпочитаю все действия с файлом сделать сразу, а папку указывать при добавлении учёток.

После выбора нужного варианта жму на кнопку «Далее», в следующем диалоге ставлю флажок «Продолжить без настройки учётной записи электронной почты», и нажимаю «Готово».

Читайте также:  Как бесплатно русифицировать Windows 10 на компьютере или планшете

Откроется диалог, в котором нужно выбрать, получать обновления для офис, или нет. От обновлений отказываться не буду, жму «OK». Запустится программа, и для того, чтобы без проблем скопировать файл данных, (вырезать нельзя), нужно её закрыть.

Включаю показ скрытых файлов и папок, в семёрке это делается так:

В любой папке нужно открыть меню «Сервис», параметры папок. В открывшемся диалоге переключиться на вкладку «Вид», дотабать до дерева параметров, спуститься в конец, отметить «Показывать скрытые файлы, папки и диски», «Применить», «ОК».

После этих действий вставляю скопированный файл в папку «Outlook», и уже из этой папки копирую, чтобы в обзоре не искать, а когда потребуется, вставить в редактор «Имя файла».

Запускаю почтовик, в ленточном меню выбираю «Файл», «Сведения», «Настройка учётных записей», и нажимаю 2 раза Энтэр.

В открывшемся диалоге переключаюсь на вкладку «Файлы данных», ищу кнопку «добавить», жму. Вставляю скопированный файл в редактор, жму Энтэр. Чтобы каждый раз при запуске программы JAWS или NVDA не сообщали: «Входящие — файл данных Outlook — Microsoft Outlook», клавишами Shift+Tab перемещаюсь до списка, в котором выбираю добавленный файл, ищу кнопку «Параметры», и в открывшемся диалоге в редакторе «Имя» убираю «Файл данных», оставляю только «Outlook».

И нажимаю «OK». Клавишей Tab ищу кнопку «По умолчанию», жму, соглашаюсь с предупреждением, что изменения вступят в силу при следующем запуске, жму «OK». А потом «Закрыть». Перезапускаю Outlook, открываю диалог настройки учётных записей, переключаюсь на вкладку «Файлы данных», в списке выбираю файл, который находится в папке «Мои документыФайлы Outlook», ищу кнопку «Удалить», нажимаю, подтверждаю нажатием кнопки «Да».

Приложение Outlook уже запускалось на новом компьютере, но перемещаемая учетная запись электронной почты еще не настроена

Рекомендуется создать новый профиль Outlook. Профиль включает в себя учетные записи, файлы данных и параметры со сведениями о том, где хранятся сообщения электронной почты.

Создавать новый профиль необязательно, однако это позволяет снизить вероятность возникновения проблем с доступом к импортированным данным. При создании нового профиля необходимо добавить все учетные записи электронной почты, которые будут использоваться, даже если они уже были добавлены в существующий профиль.

Вариант 1. Создание нового профиля

  1. На панели управления щелкните (один раз или дважды) элемент Почта.

Местонахождение значка Почта на панели управления

Расположение значка Почта зависит от версии операционной системы Microsoft Windows (32- или 64-разрядная), представления панели управления и версии Outlook 2010.

Самый простой способ найти элемент Почта — открыть панель управления в Windows, а затем в полеПоиск вверху окна ввести слово "Почта". В панели управления Windows XP введите слово Почта в полеАдрес.

Значок Почта появляется после первого запуска приложения Outlook.

  1. В строке заголовка диалогового окна Настройка почты указано имя текущего профиля. Чтобы выбрать другой существующий профиль, нажмите кнопку Показать, выберите имя профиля и нажмите кнопку Свойства.
  2. Выберите команду Показать.
  3. Нажмите кнопку Добавить.
  4. Введите имя профиля и нажмите кнопку ОК.
  5. Чтобы добавить учетную запись электронной почты, следуйте инструкциям на экране.

После добавления учетной записи в диалоговом окне Добавить новую учетную запись появится надпись Поздравляем!.

Не нажимайте кнопку Готово.

  1. В нижней части диалогового окна установите флажок Настроить параметры вручную и нажмите кнопку Далее.
  2. В разделе Доставлять новые сообщения: выберите пункт В существующий файл данных Outlook.
  3. Нажмите кнопку Обзор.
  4. Щелкните перемещенный файл данных Outlook (PST-файл) и нажмите кнопку ОК.
  5. Нажмите кнопку Далее, а затем — кнопку Готово.

Если используется несколько профилей, можно настроить запрос выбора профиля при запуске Outlook. Если этот запрос отключен, используется профиль, назначенный по умолчанию. Дополнительные сведения о запросах профилей см. в статье Включение и отключение запроса профиля.

  1. В разделе При запуске Microsoft Outlook использовать этот профиль: выберите параметрзапрашивать конфигурацию или использовать конфигурацию.
  1. Чтобы закрыть диалоговое окно Почта, нажмите кнопку ОК.

Вариант 2. Сохранение текущего профиля

  1. Запустите приложение Outlook.
  2. Откройте вкладку Файл.
  3. В разделе Сведения об учетной записи нажмите кнопку Добавление учетной записи.
  4. Чтобы добавить учетную запись электронной почты, следуйте инструкциям на экране.

ПРИМЕЧАНИЕ. Полные сведения о добавлении учетных записей см. в статье Добавление или удаление учетной записи электронной почты.

После добавления учетной записи в диалоговом окне Добавить новую учетную запись появится надпись Поздравляем!.

  1. В нижней части диалогового окна установите флажок Настроить параметры вручную и нажмите кнопку Далее.
  2. В разделе Доставлять новые сообщения: выберите пункт В существующий файл данных Outlook.
  3. Нажмите кнопку Обзор.
  4. Щелкните перемещенный файл данных Outlook (PST-файл) и нажмите кнопку ОК.
  5. Нажмите кнопку Далее, а затем — кнопку Готово.

Зачем беспокоиться об отсутствии сообщения?

Создание сообщения об отсутствии на работе может не сделать вашего босса счастливым, но, по крайней мере, это позволит всем членам вашего рабочего сообщества и посторонним попытаться связаться с вами для общения. Итак, почему важно настроить сообщение об отсутствии на работе? Ну, на самом деле, есть несколько причин:

Это хорошая манера – позволить коллегам, менеджерам и клиентам, с которыми вы не общаетесь в течение определенного времени. Это особенно верно, если вы находитесь в отпуске дольше, чем пару дней.

Читайте также:  Вместо рабочего стола плитки в Windows 10 — как исправить

Это профессионально. Если кто-то нуждается в вашей помощи в чем-то или у клиента есть запрос, то помогает им сообщить, что вас нет рядом в течение определенного периода времени. Они знают, что должны подождать, пока вы не вернетесь, или можете подойти к кому-то еще. Оба помогают бизнесу и вам.

Он говорит людям не беспокоить вас. Если вы отправите сообщение об отсутствии на работе, люди узнают, что вы в отпуске, занимаете личное время или еще что-то. Они реже звонят или отправляют вам SMS после этого.

Зачем беспокоиться об отсутствии сообщения?

Это дает вашему боссу меньше всего на что жаловаться. Если вы работаете на требовательного босса и хотите отступить, вы получите сопротивление. Тем не менее, если вы играете в игру и ведете себя профессионально, они мало что могут сделать с точки зрения дисциплины.

Если есть одна вещь, которая важна, когда дело доходит до работы, это убедиться, что вы всегда представляете себя как профессионал в самом выдающемся смысле.

Другие

Задание параметров щелчка выберите категорию Нажмите кнопку, чтобы задать категорию по умолчанию для назначения, если щелкнуть столбец категории Быстрого вызова .

Запрашивать подтверждение перед окончательным удалением элементов: выберите этот параметр, чтобы получать запросы перед окончательным удалением элементов Outlook.

Разрешить анализ отправленных сообщений электронной почты для определения пользователей, с которыми вы часто сообщения и наиболее часто обсуждения и отправить эту информацию на SharePoint Server по умолчанию Установите или снимите этот параметр, чтобы управлять тем, ли ваши действия в Outlook выполняется анализ предложений ключевых слов и коллег (функция помогут вам быстрее связи с людей и информации в вашей организации).

Включить ведение журнала устранения неполадок (необходим перезапуск Outlook): выберите этот параметр, чтобы включить ведение журналов для некоторых функций Outlook, которые могут потребоваться сотрудникам службы поддержки для устранения неполадок. Дополнительные сведения см. в статье Предназначение функции «Включить ведение журнала (для устранения неполадок)» .

Перенос расписаний групп из предыдущей версии Microsoft Outlook: щелкните Выбор папки для выбора папки, используемой при переносе расписаний группы из другой версии Outlook.

Использовать анимацию при развертывании бесед и групп: по умолчанию при развертывании бесед или групп в Outlook отображается короткая анимация. Снимите этот флажок, чтобы отключить эффект анимации.

По-умолчанию, при запуске ярлыка для Outlook 2010, происходит запуск процесса , работающего в обычном режиме. Однако существуют ситуации, когда для диагностики, восстановления после сбоев или использования в скриптах и сценариях, Outlook 2010 приходится запускать с дополнительными параметрами (параметрами командной строки).

Например, набрав команду /safe , мы запустим Outlook в безопасном режиме, при котором почтовый клиент запустится без панели просмотра, не будут загружены элементы тулбара, дополнительные расширения и компоненты COM. Такой запуск Outlook 2010 может пригодиться в ситуациях, когда после установки стороннего расширения (add-in), почтовый клиент не может нормально загрузится, был поврежден почтовый профиль (некорректными действиями пользователя или вирусами).

Outlook 2010 с параметрами можно запустить из командной строки, при помощи окнаRun , или с помощью предварительно созданного ярлыка с нужными параметрами.

Для запуска Outlook 2010, нужно указать полный путь к (сам путь нужно взять в кавычки, т.к. в пути присутствует пробел), а после пути указать параметр, например, так:

“c:\program files\microsoft office\office14\” /safe

Параметры запуска Outlook 2010

Существует большое количество параметров запуска Outlook, большинство из них я перечислил ниже в таблице. Однако наиболее часто, я применяю следующие:

/ a – Создать письмо с определенным файлом-вложением, например, “c:\program files\microsoft office\office14\” /a “c:\my documents\”

/c messageclass – Создать новый элемент указанного, класса. Например:

/cleanautocompletecache –удалить все из кеша, включая имена, адреса email, а также лист автозаполнения.

/cleanrules – при запуске Outlook очистить все правила, как на сервере, так и на клиенте.

/cleansharing — используется для того, чтобы удалить из Outlook 2010 подписки (подписки типа RSS, Sharepoint и Internet Calendar)

/nopreview – Запуск Outlook 2010 с отключенной панелью чтения

В следующей таблице перечислены наиболее часто используемые ключи для запуска Outlook различных версий.

Excel для Office 365 Word для Office 365 Outlook для Office 365 PowerPoint для Office 365 Publisher для Office 365 Access для Office 365 Visio Online Plan 2 Visio профессиональный 2019 Visio стандартный 2019 Visio профессиональный 2016 Visio стандартный 2016 Visio профессиональный 2013 Visio 2013 Visio 2010 Visio стандартный 2010 Excel 2019 Word 2019 Outlook 2019 PowerPoint 2019 OneNote 2016 Publisher 2019 Access 2019 OneNote 2013 OneNote 2010 Project профессиональный 2019 Excel 2016 Word 2016 Outlook 2016 PowerPoint 2016 Publisher 2016 Access 2016 InfoPath 2013 Project профессиональный 2016 Excel 2013 Word 2013 Outlook 2013 PowerPoint 2013 Publisher 2013 Access 2013 Excel 2010 Word 2010 Outlook 2010 PowerPoint 2010 Access 2010 Publisher 2010 Project 2010 InfoPath 2010 конструктор панели мониторинга PerformancePoint Project Online Desktop Client Project профессиональный 2013 Project стандартный 2010 Project стандартный 2013 Project стандартный 2016 Project стандартный 2019 Меньше