10 функций Microsoft Outlook, которые облегчают работу с почтой

В классических версиях Outlook вы можете в любое время проверить орфографию в своем сообщении. Для этого на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Правописание.

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны — хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Правила в Microsoft Outlook — это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила
  1. В главном окне вызываем меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нём — подпункт «Почтовое сообщение». Альтернативой таких действий будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+ к мастеру создания сообщений
  2. Теперь нам предложат ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Или же ваша цель — перенаправить адресата другому сотруднику (указать контактные данные). Вводим подходящий для этого текст в подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону
  3. После ввода информации сохраните шаблон. Нажатием на иконку Office в левом верхнем углу вызываем меню и выбираем пункт и подпункт с одинаковым названием «Сохранить как…».Сохраняем созданный файл
  4. Вводим желаемое имя шаблона и в качестве типа файла в выпадающем меню внизу выбираем «Шаблон Outlook». Нажимаем кнопку «Сохранить».Вводим название шаблона и выбираем его тип
Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила
  1. В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы».Выбираем пункт «Автоответы»
  2. Теперь Outlook даёт нам возможность не только ввести текст автоответа, но и выбрать период, в течение которого будет рассылаться шаблон (если не использовать этот пункт, то автоответ нужно будет деактивировать вручную), а также создать два разных текста автоответа (для штатных сотрудников и для людей за пределами вашей компании). При желании здесь же можно просмотреть правила, действующие на этот шаблон. Выбираем «Отправлять автоответы» и указываем нужный нам период. Нажимаем «OK».Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил
Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Чтобы создать правило в Outlook версий 2003 и 2007, делаем следующее:

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила
  1. В рабочей панели окна в выпадающем меню «Сервис» ищем пункт «Правила и оповещения». «Правила и оповещения»
  2. В открывшемся окне видим список правил, имеющихся на данный момент, а также кнопки управления. Для пользователя доступны изменение, копирование и удаление правила. Необходимое для работы в данный момент правило можно применить (кнопка в правом верхнем углу). Но на данный момент нас интересует кнопка «Новое…». Нажимаем на кнопку «Новое»
  3. В «Мастере правил» находим и выбираем нужный нам шаблон. Далее нажимаем на гиперссылку (синие слова с подчёркиванием) для изменения данных. Для каждого шаблона они будут отличаться. Нажимаем «Далее».При необходимости — изменяем параметры в нижнем окне
  4. В следующем окне настраиваем фильтры, по которым будут сортироваться письма. Как видите, условий отбора может быть несколько, и по нажатию на конкретное условие настраиваются его нужные параметры для правила
  5. В этом примере настраивается текст, по наличию которого в тексте письмо будет ключевое поисковое слово
  6. А также указывается папка, в которую письмо, соответствующее критерию, будет нашей настройки
  7. Нажимаем «Готово» и возвращаемся к списку правил. Находим в списке созданное нами, нажимаем «Применить правила» и затем «ОК».Применяем созданное правило и нажимаем «ОК»
Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Принципиальной разницы в настройках нет. Есть небольшие улучшения в процессе.

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила
  1. Мастер настроек расположен в меню «Файл» (левый верхний угол) в пункте «Управление правилами и оповещениями» в подпункте «Правила и оповещения». Дальше всё по инструкции.«Файл» — «Сведения» — «Управление…»
  2. После шага 4 вышеописанной инструкции мастер настройки даёт нам возможность описать исключения из правил. Вверху — выбираем исключение, внизу — уточняем тип исключения и уточняем его параметры
  3. В следующем окне появилась возможность дать удобное имя правилу, применить его к уже пришедшим письмам и назначить созданное правило всем учётным имя и устанавливаем значки нужным параметрам
  4. Только после этого нажимаем «Готово» и создаём правило.
Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Видео: как включить автоответчик в Outlook 2013

Outlook: задание правила для уведомления об отсутствии

Если вы хотите использовать автоответчик Outlook дома, или в вашей организации нет Exchange, вы можете создать правило для отправки уведомлений об отсутствии. Это немного сложнее, но такое правило позволит вам отправлять разные письма об отсутствии разным получателям.

В зависимости от версии Office инструкции могут несколько отличаться, но общий принцип приведен ниже.

  1. Запустите Outlook и перейдите на вкладку Файл. На ней должна присутствовать категория Сведения.
  2. Нажмите Управление правилами и оповещениями. Откроется новое окно.
  3. На вкладке Правила для электронной почты находится пункт Новое. Выберите Применить правило к полученным мной сообщениям. Правило для электронной почты в Microsoft Office
  4. Далее вы можете выбрать, каким группам отправителей следует направлять уведомление об отсутствии.
  5. Выберите учетную запись электронной почты, с которой будет отправляться автоответ (если вы управляете несколькими учетными записями в Outlook).
  6. В следующем окне определите, каким будет уведомление об отсутствии. Если вы хотите, чтобы отправлялся шаблонный ответ, выберите опцию ответа с использованием шаблона. Чтобы выбрать шаблон (файл Word), нажмите на синий выделенный текст (готовый шаблон).
  7. Нажмите ОК для сохранения нового правила.

Вы можете создать несколько правил, чтобы Outlook отвечал разным группам отправителей по разным шаблонам. Количество правил ограничено лишь числом групп отправителей.

  • Как перенести контакты Gmail в Outlook: пара кликов и готово
  • Как добавить напоминание в Outlook
  • Что делать, если забыли пароль от Outlook

Отмена письма в Outlook 2003

Далеко не все частные компании, а тем более государственные, успевают обновлять оборудование, шагая в ногу со скоростью технического прогресса. В итоге во многих учреждениях работают под управлением Windows XP, а в качестве офисных приложений на них установлен Office 2003.

Но уже он позволят возвращать отправленные сообщения и изменять их содержимое.

1Переходим в каталог с исходящими письмами и открываем письмо, которое необходимо отозвать.

Отмена письма в Outlook 2003

2Из главного меню вызываем Действия и щелкаем Отзыв сообщения….

Рис. 3 – Удаление отправленного письма в Outlook 2003

3В появившемся диалоге выбираем, что нужно сделать с содержимым: удалить или корректировать.

Рис. 4 — Выбираем между удалением и редактированием

4Во втором случае изменяем содержимое и отсылаем его повторно.

Отмена письма в Outlook 2003

Если оно не прочитано, сообщение будет удалена из входящих в адресата, а вы получите уведомление об этом.

к оглавлению ↑

CFL и другие функции RSS в Outlook 2007

Зигфрид Джеготт

У пользователей компьютеров, на которых установлены Outlook 2007 и браузер Microsoft Internet Explorer (IE) 7.0 или более поздней версии, уже имеется функция CFL, синхронизирующая рассылки между IE и Outlook. Ее можно отключить, и тогда Outlook не будет синхронизировать рассылки из браузера.

В Outlook следует перейти в меню Tools, Options, выбрать вкладку Other, а затем щелкнуть на кнопке Advanced Options и снять флажок Sync RSS Feeds to the Common Feed List.

Читайте также:  1с не соединяется с сервером. Установка сервера «1С:Предприятия»

Этот режим полезно отключить, чтобы, например, направить в Outlook только деловые рассылки, а к личным рассылкам обращаться через браузер.

Рассмотрим, что происходит, когда Outlook импортирует список CFL при отключенной синхронизации. Каждый раз, когда открывается программа Outlook 2007, выполняется проверка CFL-файла в папке Outlook. Файл имеет имя .xml.

kfl и хранится в профиле пользователя в каталоге Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlook. Например, на своем компьютере я обнаружил его в C:Documents and SettingsSigiLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlook.

Если нужно повторно импортировать CFL из браузера (например, чтобы восстановить удаленные рассылки в Outlook), достаточно закрыть Outlook, удалить kfl-файл, а затем вновь запустить Outlook. Outlook немедленно воссоздает kfl-файл со всеми рассылками, сохраненными в IE, и импортирует ссылки.

Неясно, почему CFL-файл имеет расширение kfl; может быть, родной язык разработчика — не английский (как у меня), и он ошибся в написании.

Иногда RSS-каналы исчезают и перестают функционировать. Все активные каналы можно увидеть в диалоговом окне Account Settings, но неверную ссылку легко обнаружить, не обращаясь в Account Settings.

Перейдите в папку RSS, откройте элемент и щелкните на кнопке Share This Feed. Если ссылка неверная, на экране появится сообщение: You no longer have a subscription to the RSS feed.

Если выяснилось, что канал нарушен, можно удалить эту папку из папки RSS Feeds; для восстановления канала необходимо вновь подписаться на него.

Для RSS-каналов можно установить правила. Например, можно перемещать сообщения на определенную тему из папки RSS Feed в папку, к которой пользователь обращается чаще остальных.

После того, как этот режим будет активизирован, можно создать специальные правила, применяемые каждый раз при загрузке RSS-элемента.

В реализации RSS в Outlook имеются некоторые недостатки. Например, нельзя создать структуры RSS-папки, возможные в IE 7.0.

Читайте также:  Как отформатировать USB флешку в NTFS (2 способа)

В Outlook список RSS-каналов всегда плоский, и им не всегда удобно управлять при большом числе каналов: представьте себе список, в котором 250 каналов. Еще один недостаток — невозможно объединять несколько рассылок в одной папке.

Изменить URL-адрес канала нельзя; если ссылка изменилась, нужно удалить старый канал и создать новый. Конечно, при этом загружаются все элементы для этого канала.

Недавно я обнаружил проблему, которая возникает при изменении местоположения RSS-канала.

Если изменить место доставки рассылки, а затем добавить новый RSS-канал с помощью кнопки New на вкладке RSS Feeds в диалоговом окне Account Settings меню Tools, то Outlook по-прежнему показывает доставляемую по умолчанию для нового канала электронную почту в разделе Delivery Location, хотя должен отображать RSS Feeds PST. Однако после щелчка на кнопке OK канал правильно формируется в PST. Похоже, это ошибка; программе Outlook 2007 ничего не известно об изменении доставки по умолчанию, и она отображается неверно.

Реализация RSS в Outlook 2007 далеко не совершенна, и в будущих версиях Outlook эта функция должна быть доработана. RSS-каналы в Outlook 2007 вполне работоспособны, особенно если рассылок не очень много, но чем больше каналов, тем труднее управлять ими

CFL и другие функции RSS в Outlook 2007

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Быстрые действия

В умелых руках это невероятно мощный инструмент, который поможет справиться с большими объёмами корреспонденции. Функция «Быстрые действия» позволяет автоматизировать любую последовательность действий и выполнять их одним щелчком.

На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.

Быстрые действия

Например, можно создать быстрое действие, чтобы переместить выбранные сообщения в определённую папку и пометить их как прочитанные. Или массово ответить своим собеседникам, создав в календаре напоминания о встрече с ними. Включите фантазию.

См. также

OutlookforiOS автоматически проверяет наличие орфографических ошибок по мере ввода. Вы можете прослушать сообщения об ошибках и исправить их с помощью VoiceOver (средства чтения с экрана, встроенного в iOS).

Новые возможности Office_365 становятся доступны подписчикам Office_365 по мере выхода, поэтому в вашем приложении эти возможности пока могут отсутствовать. Чтобы получать новые возможности быстрее, станьте участником программы предварительной оценки Office.

В этой статье предполагается, что вы используете VoiceOver — средство чтения с экрана, встроенное в iOS. Дополнительные сведения об использовании VoiceOver см. на странице Универсальный доступ в продуктах Apple.