10 правил выбора компании-аутсорсера бухгалтерских услуг

Что включает в себя аутсорсинг кадрового делопроизводства? Как формируется стоимость кадрового аутсорсинга? Как правильно перейти на аутсорсинг учета кадров?

Методы аутсорсинга

Всю совокупность методов аутсорсинга можно условно разделить на три — функциональный, операционный и ресурсный аутсорсинг.

К функциональному аутсорсингу можно отнести передачу внешним исполнителям отдельных функций, необходимых для ведения бизнеса: бухгалтерский учет, финансово-хозяйственное планирование, маркетинг и сбыт, информационное обеспечение, организация безопасности, функции по совершенствованию системы управления в целом.

Данный метод аутсорсинга предусматривает выбор между созданием собственных подразделений и привлечением на договорной основе организаций или отдельных профессионалов, специализирующихся на выполнении соответствующей функции.

Операционный аутсорсинг предусматривает передачу отдельных операций, связанных с разработкой, производством, хранением, транспортировкой и реализацией товара. Данный метод аутсорсинга является наиболее стремительно развивающимся в настоящее время: например, многие западные производители одежды и обуви практически не имеют собственного производства. В одной из самых высокоинтегрированных отраслей — нефтедобывающей — ряд операций по обслуживанию производственного процесса тоже выполняется небольшими специализированными фирмами.

Ресурсный аутсорсинг является специфическим направлением, предусматривающим отказ от собственных ресурсов, необходимых для ведения бизнеса, в пользу их получения со стороны: аренда зданий и сооружений, производственных мощностей и целых производственных комплексов.

Так, в последнее время на Западе становится популярной идея отделения собственного бизнеса от используемого имущества: ценность бизнеса заключается не в стоимости материальных активов на балансе, а в тех продуктах и услугах, которые производятся с использованием этих активов. В соответствии с этой идеей становится более целесообразно привлекать активы сторонних предприятий по мере возникновения в них необходимости. Примером такого ресурсного аутсорсинга является предоставление в пользование трудовых ресурсов, которое позволяет разрешить противоречие между текущей необходимостью дополнительных трудовых ресурсов и долгосрочной нецелесообразностью раздувания штатов В. В. Иванов. Аутсорсинг производственных и финансовых бизнес-процессов предприятия с использованием средств электронной коммерции // Финансы и кредит. — 2002. — № 15 (105). С. 49.

IT-аутсорсинг

Рассмотрим более подробно одно из направлений, а именно IT отрасль. Здесь аутсорсинг подразумевает передачу на обслуживание сторонней компании информационных систем. Если говорить в общем, то для успешного ведения бизнеса на сегодняшний день вовсе не обязательно выполнять все функции компании с помощью своего штата персонала, ведь можно переложить ведение этих процессов на плечи специализированной организации. Фирма, берущая на себя «чужие» функции называется аутсорсинговой, или аутсорсером.

Наибольшее распространение на практике получило абонентское обслуживание компьютеров. Так, заказчику предлагается полный пакет услуг, позволяющий ему не нанимать в штат системного администратора. Комплекс обычно включает в себя следующие виды услуг:

  • настройка и апгрейд аппаратной части оборудования;
  • настройка и обновление ПО;
  • защита сети от несанкционированного доступа извне;
  • антивирусная защита;
  • своевременный ремонт и замена сопровождаемого оборудования;
  • резервное копирование информации (backup);
  • консультирование и обучение персонала.

Из сопутствующих услуг можно отметить прокладку локальных сетей, IP-телефонию и настройку АТС, ИТ-аудит и консалтинг. Именно поэтому данный вид аутсорсинга часто приобретает форму обслуживания всего комплекса информационных систем предприятия-клиента.

Читайте также:  Ubuntu Server — обзор для начинающих, сравнение, отзывы

Ит аутсорсинг. достоинства и недостатки

В последнее время все большую популярность набирает ИТ аутсорсинг. Что это такое, какие его достоинства и недостатки?

Понятие ИТ аутсорсинга

Как можно понять из названия (outer source using), ИТ аутсорсинг – передача бизнес-компанией технического обслуживания своей компьютерной базы в ведение другой организации.

Специализирующаяся на таких услугах компания – аутсорсер берёт на себя обязательство на время действия договора гарантировать ИТ обслуживание ПК и серверов, обеспечивая бесперебойную работу компьютеров и периферийного оборудования заказчика.

Кроме этой базовой услуги, компания-подрядчик обычно предоставляет и другие сопутствующие, к которым относятся:

Ит аутсорсинг. достоинства и недостатки
  • оптимальная настройка программного обеспечения и аппаратуры;
  • профилактические работы с целью минимизации вероятности программных и аппаратных сбоев;
  • систематическое обновление программного обеспечения;
  • ограничение доступа сотрудников обслуживаемой организации к конфиденциальной информации;
  • представление руководству компании-заказчика технических предложений по модернизации её компьютерной базы;
  • реализация модернизации.

Услугу ИТ аутсорсинга предлагают не только компании, но и отдельные специалисты, которым нужно будет заплатить меньше. Однако такая экономия может выйти боком. Один человек вряд ли будет одинаково компетентен в многочисленных компьютерных направлениях. Возможности специализированной компании в оказании полного спектра компьютерных услуг существенно выше.

Достоинства

К достоинствам ИТ аутсорсинга относятся:

  • гарантированная квалификация ИТ-специалистов;
  • существенная финансовая экономия;
  • оплата только реально проделанной работы;
  • отсутствие необходимости обустройства рабочего места штатных ИТ-специалистов.

Альтернатива ИТ аутсорсингу – принятие на работу в бизнес-компанию системного администратора или нескольких специалистов в области компьютерных технологий и техники. Им можно будет поручить обязанности по обслуживанию компьютерного парка. Но такой подход проигрывает ИТ аутсорсингу, и вот почему.

Большинство бизнес-компаний работает вне области информационных технологий. Собственный компьютерный парк для них – современный инструментарий для эффективной реализации своих бизнес-задач.

При подборе квалифицированного персонала для обслуживания компьютеров руководители таких организаций, не будучи ИТ-специалистами, вынуждены опираться на мнения других людей, называющих себя компетентными в этой области.

В этом кроется потенциальная опасность зачисления в штат ИТ-специалистов невысокого уровня.

Ит аутсорсинг. достоинства и недостатки

Но если даже бизнес-компании удастся заполучить в штат квалифицированных специалистов, использоваться они будут неэффективно.

Современная компьютерная техника, конечно, большую часть времени исправна и выполняет свои функции. Специалисты компьютерного отдела будут заняты эпизодически – для профилактики и при возникновении неисправностей.

Отдача компьютерных специалистов будет значительно меньшей, чем у профильных сотрудников бизнес-компании.

Зачисленные в штат ИТ-сотрудники должны получать зарплату, отпускные, больничные. Они должны иметь рабочее помещение с соответствующими затратами на израсходованную электроэнергию, воду, отопление. За них необходимо выплачивать налоги. После подсчёта всех затрат оказывается, что содержание в штате компании ИТ-специалистов куда менее выгодно, чем заключение договора с компанией–аутсорсером.

Недостатки

К недостаткам ИТ аутсорсинга относят два психологических барьера, возможных у руководства бизнес-компании:

  • доступ сотрудников аутсорсера к конфиденциальной бизнес-информации;
  • возникновение зависимости от работников сторонней организации.

Вряд ли можно считать подобные опасения обоснованными. Секретную информацию могут разгласить и собственные работники, особенно после конфликта с руководством, и ухода в другую организацию.

В условиях жёсткой конкурентной борьбы, компаниям ИТ аутсорсинга, напротив, совсем невыгодно рисковать приобретённой репутацией надёжного партнёра.

Ит аутсорсинг. достоинства и недостатки

При сотрудничестве с серьёзными компаниями-аутсорсерами неразглашение конфиденциальной информации прописывается в заключаемом договоре.

Что касается возникновения зависимости, то и это опасение представляется надуманным.

С таким же успехом можно говорить о зависимости от сотрудников собственного компьютерного отдела, не являющихся профильными специалистами бизнес-компании.

Читайте также:  Практическое руководство: Цикл в Bash с примерами

Жизнь вообще – во многом зависимость от других людей – например, врача при возникновении болезни, или работника автосервиса при поломке автомобиля. Ведь эти услуги вполне можно отнести к бытовому аутсорсингу.

Резюмируя, можно констатировать, что плюсы ИТ аутсорсинга существенно перевешивают его во многом надуманные минусы.

Попросите для ознакомления проект договора на оказание бухгалтерских услуг

Про то, что оказание бухгалтерских услуг оформляется письменным договором, вы, скорее всего, знаете. С текстом договора желательно подробно ознакомиться до подписания, для чего попросите выслать его вам на почту.

Аутсорсер, который несет ответственность за качество оказываемых им бухгалтерских услуг, пропишет в условиях договора не только обязанность клиента своевременно оплачивать произведенную работу. Среди договорных условий будут указаны обязательства заказчика в документообороте – когда и в каком виде должна быть передана документация клиента, кто несет ответственность за нарушение сроков и т.д. Если исполнитель услуги не считает этот пункт важным, значит, он вряд ли серьезно подходит к обязанности сдавать вашу налоговую и бухгалтерскую отчетность в срок.

Очень важным условием для вас, как для клиента, будет гарантируемая материальная ответственность аутсорсера за возможный ущерб, причиненный некачественным оказанием бухгалтерских услуг. Если по вине исполнителя вам выпишут штрафы и пени, то бухгалтерская компания должна обязаться их возместить.

К слову, от ошибок в учете не застрахован никто, в том числе и штатный бухгалтер, вот только он вряд сможет компенсировать ущерб в полном объеме, как это может аутсорсинговая компания, имеющая совсем другие финансовые возможности.

Как перейти на аутсорсинг кадрового делопроизводства — основных этапов

Итак, попробуем перейти на новый формат работы. Главное — действовать обдуманно и системно.

Этап 1. Оценка текущего положения дел компании

Сделать это лучше не приблизительно, а максимально точно. То есть, составив нечто вроде отчета, прописав все в цифрах, обозначив все плюсы и минусы предстоящего сотрудничества.

Обязательно при этом просчитать, во сколько обойдется содержание в штате собственных кадровиков и сколько придется платить сторонним специалистам.

Такой подход поможет вам ответить на главный вопрос: будет ли переход на аутсорсинг целесообразным? И если да, какие функции отдела кадров стоит отдать на исполнение профессионалам?

Этап 2. Выбор подрядчика

Почему к выбору компании-аутсорсера следует отнестись очень серьезно?

В сфере кадрового аутсорсинга очень важно иметь:

  • хороший опыт;
  • опыт в решении нестандартных ситуаций;
  • безупречную репутацию.

Советуем также обратить внимание на страховку профессиональной ответственности — у всякой солидной компании она есть. Кроме того, некоторые фирмы работают только с крупными организациями, а некоторые — только с малыми. Технология работы при этом различная.

Этап 3. Формулирование условий сотрудничества

При совместной разработке контракта перед вами, как перед заказчиком, встает главная задача — донести до подрядчика однозначное понимание ситуации. Для этого нужно четко формулировать задачи и цели, задавать уточняющие вопросы и обсуждать встречные.

Здесь формулируется и техническая сторона вопроса — какие будут использоваться методики, программное обеспечение и т. д. Если приемы и решения партнеров окажутся отличными от ваших, прислушайтесь к ним.

О том, чем различаются аренда персонала и кадровый аутсорсинг и как формируется стоимость услуг аутсорсинга читайте в статье «Аутсорсинг персонала».

Этап 4. Заключение договора

Компании-аутсорсеру станут известны личные данные сотрудников и различная информация вашего предприятия, требующая полной секретности. Поэтому первым делом обговорите и пропишите условие о соблюдении конфиденциальности.

Читайте также:  Как установить Flash Player на Linux?

Другие немаловажные пункты:

  • требования квалификации и профессионального опыта персонала аутсорсера;
  • сроки выполнения и сдачи работы;
  • порядок и условия оплаты услуг;
  • ответственность за качество услуг.

Для участия в составлении и заключении договора пригласите независимого юриста.

Этап 5. Организация контроля за работой аутсорсера

Обычно хватает одного сотрудника, который будет предоставлять отчетность руководству.

Отчет состоит из:

  • анализа работы специалистов-аутсорсеров на основе обратной связи от персонала, менеджеров и контрагентов;
  • оценки соответствия деятельности партнеров запланированным показателям;
  • совместного обсуждения всеми участниками процесса промежуточных итогов.

Возникшие проблемы обсуждайте вместе с аутсорсерами. Потому что причин у них две — либо ненадлежащее исполнение, либо неправильно планирование.

Об особенностях передачи на аутсорсинг обслуживание компьютеров и серверов читайте статью «Аутсорсинг ИТ-услуг».

На что обратить внимание при подписании договора?

Вам помогут логика, осмотрительность и здравый смысл. Уделите особое внимание следующим моментам:

  • четко определите все сервисы, которые передаете на аутсорсинг, составьте приложение к договору с подробной детализацией;

  • обязательно определите дату начала и окончания работ, срок соглашения – один из важнейших пунктов договора;

  • обе стороны должны четко понимать весь процесс работы: какие процедуры предстоит выполнить, в какие сроки, как будет организован сам процесс;

  • продумайте и четко опишите порядок расчетов – вы не сможете попросить отсрочку, если она не предусмотрена соответствующим пунктом;

  • разделите не только обязанности, но и ответственность, причем мало договориться «на словах» – четко пропишите все в договоре аутсорсинга;

  • определите права и обязанности сторон;

  • обязательно опишите порядок, условия и сроки расторжения договора;

  • предусматривайте в договоре ключевые показатели эффективности – KPI, чтобы подрядчик понимал, каких показателей от него ждут.

Проработать эти пункты – ваша обязанность как руководителя бизнеса. Обо всем остальном позаботятся ваши юристы. Но и слепо доверять своим сотрудникам не стоит – всегда несколько раз и внимательно читайте любую бумагу, прежде чем ее подписать.

Обоснование перехода на аутсорсинг

Нельзя однозначно заявить, что переход на outsourcing-сотрудничество будет выгоден компании. Здесь необходимо учитывать массу факторов. Но в большинстве случаев такая форма работы будет эффективной и позволит значительно уменьшить расходы. Вам не нужно будет задумываться о создании рабочего места, выплате заработной платы, налогов, страховых взносов, декретов, отпусков — всем этим занимается компания “подрядчик”. Также в большинстве случаев серьезные организации, работающие по данной схеме, несут полную ответственность за возникновение простоев по их вине, в то время как ваши сотрудники отделаются максимум штрафом. При подписании длительных контрактов (а обычно договор заключается на год) аутсорсер может предоставить хорошие скидки или льготные условия сотрудничества.

Аутсорсинг — передача некоторых заданий сторонней компании для экономии собственных сил и ресурсов

Оплата за услуги проводится:

Обоснование перехода на аутсорсинг
  1. По отработанному времени.
  2. Почасовая оплата.
  3. По конечному результату.

Чаще всего в контрактах прописывается оплата по конечному результату — при таком виде работы и заказчик, и подрядчик наиболее защищены. К примеру, аутсорсинг бухгалтерии подразумевает создание месячного или квартального отчета и его сдачу в налоговую, после чего компания получает оговоренную сумму. Почасовая оплата используется там, где выполняются сложные или нетипичные задачи, на которые невозможно составить нормативы. Оплата по отработанному времени обычно применяется там, где есть строгие нормативы. Например, на подбор одного сотрудника тратится 6 часов, соответственно на 10 человек будет потрачено 60 часов.

FacebookTwitterВконтактеОдноклассникиGoogle+